物流社員のコラム

物流事務の仕事が覚えられない時にまずやるべき5のこと

おつかれさまです、ものながれロジ男(@butsuryuman)です。
私はこれまで4度の異動経験があります。
(物流倉庫(現業)→物流倉庫(営業)→船舶代理店→輸出業務→輸入業務)

ただでさえ忙しくて辛い物流事務。
仕事が覚えられない中、容赦無く流れこんでくる書類。

その場にいるだけで苦痛ですよね。

私も昔はそうでした。

繰り返し失敗の中で得た経験を生かして、物流事務の仕事がスムーズに覚えられるコツを5つ紹介します。

私はこの方法をいまでも実践しているので、参考になると思います。

こんな人に読んで欲しい

・減らない事務処理ミス、物流業界を辞めたい
・物流事務の仕事がどうしても覚えられない
・分からないことが分からなくて的を得た質問ができない

「慣れれば楽だよ」と言われる時に限って、そもそもどんな風に慣れていけばいいのかがわからないですよね。

「それでも慣れない私は、仕事に向いてないんだろうか」とどんどん自信をなくしてしまいます。

まず伝えておきたいこと。

それは、物流事務の仕事を覚えられないのはあなたの記憶力が悪いからではありません。

ではなぜ覚えられないのか。

それは、仕事をインプットする環境が整っていないから

あなたに合ったインプットのアプローチ方法をみつけることで、仕事がもっとイージーになります。

1.まずは全体の流れを理解する
2.特製あんちょこを作る
3.情報のインフラを整える
4.聞く相手を選ぶ
5.とりあえず2ヶ月耐える

これらを一つずつ解説していきます。




物流事務の仕事が覚えられない時やるべき5つのこと

1. まずは全体の流れをイメージ理解する

物流事務の仕事が覚えられない人の共通点が、現場の動きがイメージできていないこと

「点と点が繋がって線になる日がくるから」という呑気なアドバイスは参考にしない方がいいです。

目の前の書類と睨めっこしても、木を見て森を見ず。このままではなにも変わりません。

まずは大まかな流れをイメージ・理解してから自分の業務を落とし込んでいくと覚えやすいです。

例えば、輸入コンテナの海上運賃支払い明細を船会社(代理店)に送る業務についても、船会社の立場で考えると理解がスムーズ。

いきなり実務マニュアルから覚えるのではなく、事前にイラスト付き解説本を利用して物流の流れを掴んでおくとインプットしやすいです。

2.特製あんちょこをつくる

自分だけの特製マニュアル(あんちょこ)を作りましょう。
あんちょことは、簡易的なマニュアルで、表現の仕方も自分仕様にできるのが使い勝手の良さの理由です。

業務手順書の多くはコンプライアンスを守るための存在する建前上の産物なので、読んでも全く実用的ではないことがほとんど。

一回見て誰もが理解できるのが理想ですが、まずは自分が理解しないと話になりません。
マニュアルの作り方にもコツがあります。

ここでは認知特性を利用するのがおすすめです。

認知特性とは

目で見る,耳で聞くなどの五感を中心とした感覚器から入ってきた様々な 情報を,脳の中で「整理」「記憶」「理解」する能力のこと。

認知特性にあったマニュアルを一度作ってしまえば、周りに聞く必要もなくなります。

認知タイプおすすめの覚え方
1.視覚タイプマニュアルの説明文をイラスト・図解にしてみる
2.言語タイプマニュアルを自分の言葉で要約する
3.聴覚タイプマニュアルの説明文を声に出して読んでみる

私の場合は「1.視覚タイプ」だったので、パソコン申請画面のスクリーンショットをコピー出力したものに殴り書きメモでマニュアルを作っていました。

3.情報のインフラを整える

知りたい情報を、すぐに出せる環境を整えましょう。

マニュアルに書かれている内容を一生懸命覚えるのもいいですが、マニュアルがどこに保管されているかを優先的に覚えるようにしましょう。

いまでもそうですが、なにかと意外と時間を取られるのが、調べ物。

例えば本船動静を一つ調べるにしても、本船動静、仕向地コード、蔵置場所コードなど、デスクトップ上にファイル整理しておくと、結果的に時間の節約につながって仕事の覚えやすさが一気にはかどります。

NACCSを使ったことがある方はわかりますが、一つコードが分からないだけですべての業務がストップしてしまうので、あらかじめ情報を整理しておくと便利です。

4.聞く相手を選ぶ

自分で手順書を確認して業務を進めるのも良いですが、私は積極的に人を利用することおすすめします。

「時間を奪う罪の意識はないのか」と言われても、思い込みでミスをして自分だけ責められるのだけは避けたいところ。

他人に聞いておけば、万が一ミスをした時のアリバイができるので、保守的な意味でも人に聞くことはおすすめです。

前にも言ったけど、メモしてなかったの?

今は忙しいから、適当にマニュアルみて探して。

こういった言葉を使う人に聞くのはもうやめましょう。
人間関係で消耗するのは致命的で、時間の無駄以外の何でもないからです。

質問内容によって聞く人をあらかじめ決めておくと楽です。

たとえば「OLT申請はこの人、通関手続きについてはこの人」など、聞く人をカテゴライズしておくとスムーズです。

5.とりあえず2ヶ月我慢してみる

とりあえず、2ヶ月続けてみましょう。

1ヶ月で覚えられなくても気にすることはありません。
まずは職場の空気になれることが意外と大事。

物流事務は専門的な知識や用語を使う機会が多いので、最初の1ヶ月は「分からないことが分からない」というような状態が続きます。

ですが、2ヶ月目になると分からないことが分かる様になり、質問の精度も上がっていきます。

言うのは簡単ですが、最初の1ヶ月は大変。
あまり自分を思い詰めず、耐え忍びましょう。

それでも物流事務が覚えられないときは

もう物流事務には向いてない、もう辞めよう

向いていないから働く環境を変える、という判断は理解できますが、すぐに転職に踏み切るのはやめましょう

今後長く続く社会人生、転職の決断は早いに越したことはないとはいえ、「向いていないから」と最初から決めつけるのはよくありません。

まずやるべきなのは、自分の適職診断で分析することと転職する価値があるかどうかを見極めることが重要です。

追い詰められている時ほど、人間は独りよがりになりがち。
決して独断で決めずに、周りの意見を積極的に取り入れて後悔のない選択をしましょう。

1.キャリア相談をしてみる

信頼できる同期や上司に相談してみることをおすすめします。
会社の人間関係に不安がある場合は、キャリア相談サービスを利用してみましょう。



友達でもない、上司でもない相談相手『mentors』なら、中立的な立場で自分の5年後、10年後を見据えたキャリア相談に乗ってくれます。

キャリア相談の何が難しいかって、聞く人それぞれがポジショントークありきでアドバイスしてしまうこと。

たとえば。自分が辞めると困る上司は「辞めて欲しくない、このままこの会社で残るべき」と転職を阻止してきます。
一方、転職の成約数で収益を得る転職エージェントは「いますぐ転職しましょう、もっといい求人広告紹介します」と転職を促してきます。

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2.適職診断を受けてみる

簡単な質問に答えるだけで、あなたにぴったりの職種・職業を無料で教えてくれます。
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自分自身はどんな業種に向いていて、どのくらいの年収が妥当なのか。

自己分析で適職の年収と仕事内容が分かるので、現職の条件と比べるいいチャンス。

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転職活動における年収は大事な要素の一つなので、「最後の詰め」もしっかり固めておきましょう。



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転職するなら、早い方がいい

いきなり転職と聞くとびっくりするかもしれませんが、転職をはじめるなら「少し早い」くらいがちょうどいいです。

転職活動は勤め先を退職してから行うイメージが強いですが、転職を経験した8割以上が「在職中に転職活動を行っていた」という統計データがあります。

1万人が回答!「転職活動」実態調査―『エン転職』ユーザーアンケート―引用

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今後生きていく上での選択肢の一つとして持っておくだけでも重要です。

転職するという選択

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ものながれロジ男でした。

貿易事務
ものながれロジ男
ものながれロジ男です。現在の物流現場に限界を感じ、良き社員でいることに見切りをつけた物流社員。当サイトの管理人/貿易事務歴10年/現在輸入海貨業務担当
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